Com o objetivo de modernizar a emissão de notas fiscais do Brasil, a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) foi criada em 2006 para substituir as notas de papel, acompanhando o avanço da tecnologia e tornando o processo mais digital. Ela é emitida de forma rápida e gera menos custos para as empresas, além de ajudar os empreendedores, fazendo com que eles não tenham que deixar muito papel guardado.
Apesar das facilidades proporcionadas pela NFe, muitos empreendedores ainda têm dúvidas de como emitir esses documentos. Alguns ainda não sabem exatamente como funcionam essas notas e quais informações vêm nelas.
Como funciona?
Contudo, a Nota Fiscal Eletrônica documenta a circulação de mercadorias e as prestações de serviços no território brasileiro. Toda vez que um produto é movimentado no Brasil (pode ser venda, devolução, movimentação entre filiais e outras situações), esse documento precisa ser emitido. Assim, o governo recolhe tributos e controla os processos fiscais no país.
São vários os benefícios da NFe. Por isso, ela otimiza o tempo, diminui os custos, traz confiança para o cliente e não necessita de armazenamento físico. Para emitir, o empreendedor precisa de um certificado digital para garantir a autenticação do documento e tem que fazer um credenciamento na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado.
Atualmente, há possibilidade de importar dados em formatos compatíveis, como o xml, que é parecido com arquivo de texto e é um documento que precisa ser armazenado por cinco anos a partir do fato gerador. Essa é a grande vantagem de ter essas informações sempre digitalizadas.
A emissão
Sempre que o empreendedor fizer uma venda, ele precisa gerar a NFe. Para isso, ele usa o emissor gratuito oficial do Sefaz (NFe) ou da Prefeitura (NFSe), ou ainda um sistema de gestão integrado ao sistema do governo, que faça a emissão fiscal (esse, com algumas limitações).
Além disso, o documento precisa ter dados da empresa e do cliente, a operação a ser feita e os impostos e tributos que a operação gerou. Com o emissor gratuito, o empreendedor precisa fazer o preenchimento e transmitir para o Sefaz, que vai autenticar. Autorizando, a nota vai ter validade fiscal e precisa ser enviada para o cliente. Com o sistema de gestão, o envio é automático.
Cupom fiscal
Em suma, é aquele cupom amarelo entregue em vendas realizadas em mercados e lojas do comércio em geral. Nas vendas presenciais, esse cupom fiscal é gerado no lugar da NFe. Ele foi autorizado pelo governo porque facilita o processo e exige menos informações, agilizando a entrega do cupom. Ainda assim, ele vale como uma nota comum.